Nota de aviso CGE: Nuevo sistema de gestión de las bajas por incapacidad temporal a partir del 1 de abril de 2023

• Real Decreto 1060/2022, de 27 de diciembre, por el que se modifica el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración BOE Nº 4 05/01/2023
• Orden ISM/2/2023, de 11 de enero, por la que se modifica la Orden ESS/1187/2015, de 15 de junio, por la que se desarrolla el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración. BOE Nº 11 13/01/2023
• Corrección de errores de la Orden ISM/2/2023, de 11 de enero, por la que se modifica la Orden ESS/1187/2015, de 15 de junio, por la que se desarrolla el Real Decreto 625/2014, de 18 de julio, por el que se regulan determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal en los primeros trescientos sesenta y cinco días de su duración. BOE Nº 24 28/01/2023

Resumen principales aspectos:

• Mediante el RD 1060/2022, de 27 de diciembre, publicado en el BOE, el pasado 5 de enero, se introducen cambios en determinados aspectos de la gestión y control de los procesos por incapacidad temporal (IT) en los primeros 365 días de su duración, con el fin de agilizar trámites y eliminar obligaciones burocráticas, en lo relativo a los partes médicos de bajas y altas, solo se entregará una copia a la persona trabajadora; se elimina tanto la segunda copia, como la obligación a la persona trabajadora de que sea ella quien que entregue esta copia en la empresa, entidad gestora o mutua.
• Las empresas transmitirán al Instituto Nacional de la Seguridad Social a través del sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED), con carácter inmediato y, en todo caso, en el plazo máximo de tres días hábiles contados a partir de la recepción de la comunicación de la baja médica, los datos que se determinen mediante orden ministerial. La citada transmisión no será obligatoria cuando la persona trabajadora pertenezca a algún colectivo respecto del cual la empresa o empleador no tenga obligación de incorporarse al sistema RED
• La comunicación entre las entidades emisoras y el INSS será telemática, evitando trámites que pueden resultar gravosos para personas que están en situación de incapacidad temporal y aprovechando las posibilidades de mejorar la eficacia y la eficiencia que brindan los avances en digitalización y tecnologías de la información.
• El facultativo que expida el parte médico de baja, confirmación o alta entregará a la persona trabajadora una copia del parte.Además, se aclara que, en los procesos de IT, los facultativos del Servicio Público de Salud, de la empresa colaboradora o de la mutua podrán fijar plazos de revisión médica inferiores a los señalados en el Real Decreto, en función de la evolución del proceso.
• El servicio público de salud o, en su caso, la mutua o la empresa colaboradora remitirá los datos contenidos en los partes médicos de baja, confirmación y alta al Instituto Nacional de la Seguridad Social, por vía telemática, de manera inmediata, y, en todo caso, en el primer día hábil siguiente al de su expedición.
• El Instituto Nacional de la Seguridad Social, a su vez, comunicará a las empresas los datos identificativos de carácter meramente administrativo relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta emitidos por los facultativos del servicio público de salud o de la mutua, referidos a sus personas trabajadoras, como máximo, en el primer día hábil siguiente al de su recepción.
• Este nuevo sistema afectará a las bajas por incapacidad temporal que se producen cuando una persona no puede acudir a su puesto de trabajo por motivos de salud, ya sea por motivo de accidente laboral o una enfermedad común.
• Será el propio Instituto Nacional de la Seguridad Social quien comunicará los datos relativos a los partes médicos de IT, para ello, el INSS ha puesto a disposición el Fichero INSS Empresas (FIE), que permite descargar por medio de SILTRA, en formato txt. Así, las empresas obtienen información a diario de la situación de sus trabajadores respecto de las prestaciones de Seguridad Social que puedan generar y se automatiza la información de las bajas laborales de su personal, en su sistema de gestión de nóminas.
  Y también dispondrá la opción de descarga en formato Excel, desde el sistema FIER para empresas usuarias del sistema RED on line.
  Toda la información necesaria sobre cómo descargar los ficheros está recogida en: https://run.gob.es/vopfie
• Otra de las mejoras introducidas por la nueva normativa es que las empresas únicamente deberán remitir al INSS los datos económicos (bases de cotización, CCC, etc.) en los partes de baja, siempre y cuando exista, en la base de datos del INSS, un parte de baja que previamente haya sido comunicado a la empresa vía FIE/FIER. Como novedad, entre estos datos económicos, que se precisan en el Anexo III de la Orden ISM/2/2023, se han introducido dos campos nuevos, uno relativo al puesto de trabajo y otro relativo a la descripción de funciones de la persona trabajadora, lo que supone el desarrollo de una nueva versión del protocolo FDI/FRI que próximamente se publicará para su conocimiento y adaptación técnica.
• IMPORTANTE: Si la baja médica de la persona trabajadora es por enfermedad común y no acredita 180 días cotizados en los 5 años inmediatamente anteriores a la fecha de la baja, no tendrá derecho al subsidio de incapacidad temporal y, por esta razón, no procederá el descuento de su importe de las cotizaciones a ingresar por la empresa.
• Se suprime, por tanto, la obligación de las empresas de transmitir por vía telemática los datos económicos en los partes de confirmación y de alta. Todas estas novedades, podéis consultarlas en el Boletín de Noticias RED Nº1/2023 de 9 de enero

• El procedimiento de expedición de los partes médicos de baja, alta (tanto por el facultativo del servicio público de salud, la mutua, la empresa colaboradora o los inspectores médicos).
• La remisión de datos contenidos en los partes médicos de baja/alta y confirmación, por los servicios públicos de salud, las mutuas y las empresas colaboradoras.
• La comunicación a las empresas por medios electrónicos a través del fichero «INSS EMPRESAS» del sistema de Remisión Electrónica de Datos (RED).
  La transmitirán al Instituto Nacional de la Seguridad Social, a través del sistema RED, los datos económicos a cumplimentar por la empresa.
• Respecto a los procesos en curso a 1 de abril de 2023, la orden especifica en la Disposición Transitoria única dela citada Orden establece que estos nuevos modelos de partes médicos se utilizarán en los procesos de incapacidad temporal que estén en curso en la fecha de entrada en vigor de esta orden y no hayan superado los trescientos sesenta y cinco días.
• Las reglas fijadas en esta orden, así como los nuevos modelos de partes de baja/alta y confirmación de la baja serán de aplicación a los períodos de recaída en procesos de incapacidad temporal iniciados con anterioridad a la fecha de entrada en vigor de esta orden cuando la nueva baja médica se expida con posterioridad a dicha fecha y la transmisión de los datos correspondientes a los procesos referidos anteriormente se llevará a cabo conforme a lo previsto en esta orden a partir de su entrada en vigor, el próximo 1 de abril 2023..

• Anexo I. Parte de baja/alta. (Accede aquí).
• Anexo II. Parte confirmación (Accede aquí)
• Anexo III. Nuevo. Datos económicos a cumplimentar por la empresa (Accede aquí)